Novas Postagens - Fevereiro/2014

Olá, queridos alunos e alunas!

Fiz uma atualização no Blog, postando material de disciplinas novas e também algumas aulas antigas com material que certamente é do interesse tanto dos novos como dos veteranos. 

Como em alguns casos o mesmo conteúdo vale para cursos diferentes, procurei mudar o título enfatizando o tema da aula, e não mais a turma. No corpo do texto coloco os detalhes, se forem específicos (data da aula, turma, nome da disciplina, por exemplo). 

Em geral, leia o que for interessante e o que for indicado na sala de aula ou por e-mail da turma.

Tem uma diversidade já postada, e com assuntos bacanas que, mesmo sendo de outras áreas também podem chamar sua atenção. Vale a pena verificar as postagens anteriores, navegar por textos mais antigos e descobrir sua interdisciplinaridade. Gosto muito disso e fico empolgada para que vocês façam sozinhos essas ligações entre o conteúdo que se multiplica e toma formas diferentes, se adaptando a cada contexto em seu curso. 

Se algo estiver muito fora da sua área de conhecimento, não precisa se dedicar, apenas leia como algo a mais - não precisa estudar o blog inteiro para a sua prova...rs!!! 

Para consultar textos anteriores, há uma lista disponível do lado esquerdo, parte superior (mas não muito, rs). Clique no mês e o nome das postagens estarão listados. Basta clicar no título para abrir o texto. 

Na parte inferior também tem outros tags para indicar a leitura, curtir, traduzir, e um link dos vídeos do Youtub. As postagens de comentários podem ser anônimas, para os mais tímidos, porém você pode assinar seu comentário sem precisar de conexão com outras redes sociais. Qualquer dúvida e pergunte (já aconteceu de travar e as pessoas desistirem de postar comentário pois não conseguiam fazer a publicação, mas logo se regularizou. Amém). 

Caso alguém queira interagir enviando sugestões, comentários ou mesmo textos como artigos e links de outros autores, mande por e-mail, e publico aqui, citando sua contribuição. 

Os alunos-leitores podem explorar também o blog http://talitacomunica.blogspot.com pois tem textos bem interessantes sobre comunicação e administração. Recomendo as leituras mais antigas; consultem a lista do arquivo do Blog (fica do lado esquerdo), e divirtam-se.

Participem, este trabalho é de coração, para vocês!!!

Com carinho,

Profª Talita Godoy  


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Características da Multiprofissional de hoje no Secretariado Executivo

Turma: 4º Secretariado (Matutino e Noturno)

Disciplina: Gestão Secretarial

Tema da aula: A secretária como assistente executiva: características da multiprofissional de hoje

Data: 10 e 17/02/2014 (Noturno) / 11 e 18/2/2014

Profª Talita Godoy

A atividade do secretariado

Atualmente é comum vermos a mulher inserida no mercado de trabalho. Mesmo casada (ou descasada), com filhos ou estudando um período, ela divide as suas tarefas pessoais com a profissional. Talvez, para poucas, tenha sido por uma questão de escolha, mas certamente hoje a maioria precisa do trabalho para se desenvolver, contribuir com as despesas domésticas e quando não para o sustento de si mesma ou de uma família. Mas nem sempre o mercado de trabalho foi acolhedor, e nem agora o é – basta comparar o salário entre homens e mulheres e o número de cargos de chefia ocupados por eles e elas, uma realidade que tende a mudar.

No período de guerra, eles, os homens de valor, tiveram que se alistar e literalmente ir à luta. Mas quem ficaria no lugar deles dando continuidade aos processos produtivos, quem estaria nas fábricas e quem providenciaria o pão e leite das crianças em casa? Então as mulheres tiveram que assumir algumas atividades com jornadas de trabalho absolutamente impraticáveis nos dias de hoje, com um salário indigno a qualquer tempo, algo beirando o serviço escravo, contudo se submetendo a isso como única opção de sobrevivência.

Dessa forma ela foi se inserindo, aos poucos, nas atividades que “sobravam” para ela. Com o término da guerra muitos homens voltaram ao posto, reduzindo as oportunidades, porém, outras foram se abrindo com o crescimento das indústrias e com a revitalização dos países no período pós-guerra.

Os anos 1950 foram definitivos para a organização de empresas onde os chefes precisavam de uma moça para fazer o café e anotar recados. Surge a primeira missão das secretárias, já com um certo glamour para aquelas jovens que eram consideradas avançadas para o seu tempo. Com os avanços da tecnologia, logo faziam curso de datilografia, para dominar as máquinas de escrever, além de ter uma caligrafia rápida e impecável. Vestiam-se de forma discreta, elegante, assim como o seu refinamento para ser muito gentil e educada com todos, especialmente com o seu chefe.

Com a criação de outros departamentos na empresa, que também foi uma revolução organizacional, iam surgindo novos executivos e a necessidade de mais secretárias para atendê-los. Conforme a tecnologia ia se desenvolvendo, o trabalho da secretária passou por inovações que acompanharam as simplicidades que os novos equipamentos iam proporcionando, embora o seu papel principal tenha se mantido por muitos anos e décadas limitado ao cafezinho e anotações, além de favores pessoais que os chefes costumavam pedir.

Algumas empresas ainda resistem ao modelo antigo de administração, em que o chefe maior detém informação e poder, delegando muito pouco aos demais. Contudo ainda persistem em considerar a secretária como aquela profissional que apenas segue suas orientações e faz apenas o que lhe é pedido.

O que mudou

O perfil da secretária atual se relaciona muito mais com o de uma assistente capaz de executar, pesquisar, informar, contribuir na tomada de decisões da empresa sempre de forma específica.

Outro papel adotado nesta nova era das secretárias é ser mediadora, agir como uma espécie de filtro ao que chega às mãos, ou mesa, do chefe. Ela tem uma certa autonomia para resolver situações cotidianas, de modo a simplificar o trabalho dos seus superiores. Quando ela conquista a confiança do seu líder, aos poucos ele passa a delegar atribuições a ela que dependem de sigilo, responsabilidade, discrição, e quanto mais ela conhecer a empresa e o perfil do seu chefe, maior será o espaço conquistado por ela, mediante a confiança do chefe.

Para tanto, é necessário ter domínio técnico do que se tem a fazer no cotidiano e ir além. O comportamento dela é fundamental para a conquista do seu espaço. Ser gentil, prestativa, discreta, educada, proativa e mostrar interesses são apenas algumas das qualidades apreciadas pelos executivos. Seguem outras características:

COMUNICABILIDADE: capacidade de ouvir, entender e se expressar de forma eficaz. Não ter medo de perguntar, caso não tenha compreendido bem uma orientação pode salvar o seu dia. Na dúvida, pergunte. Falar e escrever corretamente é básico para qualquer secretária, especialmente uma de nível executivo. Uma secretária que não produz um bom relatório, envia e-mails com erros ortográficos ou fala ao telefone com erros de concordância, por exemplo, precisa urgentemente se qualificar para o cargo que ocupa – ou pretende ocupar.

ORGANIZAÇÃO: ser organizada otimiza o tempo e evita erros. Muitos retrabalhos se dão por falta de organização ou de atenção. Um apoia o outro, e ser organizada é uma qualidade que logo se nota. O desperdício de tempo também pode ter sua origem nesta questão. Além de organizada a secretária precisa demonstrar interesse pelo que faz, sendo prestativa e manter aspecto de ordem. Um exemplo é não confiar apenas na memória, anote tudo em papel além de manter seus arquivos no computador. Ser organizada também lhe garante reservas diante de qualquer imprevisto. A organização não é apenas aparente, mas deve encontrar os melhores métodos, para cada situação em se manter o controle de tudo.

ÉTICA: o comportamento de uma secretária está muito ligado ao seu comportamento como mulher, como ser humano exigido em dobro na sociedade em que vivemos. Alguns exemplos simples estão em torno do assédio sexual, em que a mulher brasileira, com todo o seu charme e sensualidade que lhe é tão natural, pode acabar desencadeando nos homens com que ela trabalha.  Todo cuidado é pouco ao lidar com o público masculino, em especial saber cortar logo no início certos olhares ou brincadeiras que, a princípio podem ser inocentes, mas logo se transformam em problema para a profissional. Outro cuidado é em saber lidar com a família do chefe. Certas relações se tornam tão caseiras que podem se confundir. Se o chefe passa informações ou pede favores pessoais à sua secretária, ela não deve usar isso de forma indiscreta, por exemplo, ligando para a casa dele, especialmente em horários que não sejam de trabalho. Abrir com a esposa dele assuntos pertinentes ao trabalho também não é boa ideia, pois até para ela eles podem ser restritos. Ser discreta também é um comportamento ético, em todos os sentidos, tanto na vestimenta, como nas informações com as quais você lida.

PROATIVIDADE: além de ser ágil e prestativa, a proatividade se mostra em trazer informações úteis, não deixar escapar detalhes que para o chefe podem ser importantes, saber filtrar sem preconceitos, e não passar adiante das suas atribuições. Um exemplo é fazer três cotações que lhe foram pedidas, outra é apontar qual a melhor opção. A escolha é do seu superior, não sua! Outro exemplo é deixar adiantado um email de resposta e passar ao seu chefe para ele autorizar o envio, outra é responder por ele quando esta decisão não é sua. Esses limites são ampliados aos poucos, e vem do seu chefe autorização e liberdade para executar tarefas que vão um pouco além da sua rotina. Sugira, apresente, converse, mas tudo aos poucos, dentro do seu limite de convivência até que a confiança dele pelo seu trabalho apresentado lhe renda frutos.

ATUALIZAÇÃO: é sempre útil estar atenta às novidades tecnológicas, fazer cursos, ler livros e artigos, participar de congressos e palestras, na medida do possível, tanto na área de negócio da empresa em que você trabalha, como na sua área de atuação profissional. Não deixe de se manter atualizada sobre a profissão da secretária executiva. Faça cursos de informática, não deixe a gramática de lado, tenha sempre um dicionário e outros guias às mãos para consultar quando achar necessário. Se for possível, assine um jornal de classe ou qualquer outro periódico específico do secretariado. A troca de experiência e a aquisição de novos conhecimentos só enriquecerá seu lado profissional.

Como dito anteriormente, a parte técnica é de extrema importância no desenvolvimento da sua carreira, mas lembre-se de que ela deve ser apoiada pelas características de sua personalidade, seu comportamento e sua conduta.

ATIVIDADE PROPOSTA:

O que você faria se...

FONTE:

STEFI MAERKER, 2007. Secretária – Uma parceira de sucesso.

Conceito de Planejamento Estratégico

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Curso: Gestão de Marketing

Turma: 2º Marketing (Noturno)

Disciplina: Gestão Estratégica de Marketing

Tema da Aula: Planejamento Estratégico
Data: Outubro/2013

Profª Talita Godoy

Planejamento Estratégico:

“Ato de planejar a estratégia, os meios para atingir os objetivos de uma empresa, considerando-se determinado ambiente” (CASAS, 2011).

Estratégia:

Do grego, STRATEGOS, que significa “a arte do general”.

“Plano para obter os melhores retornos dos recursos, a seleção do tipo de negócio para se envolver e o esquema para deter uma posição favorável no mundo dos negócios. É uma proposta para liderar com o mundo mutável dos negócios” (Dan Thomas).

Segundo Kotler e Bloom (1998):

“Planejamento estratégico é o processo gerencial de desenvolver e manter uma direção estratégica que alinhe as metas e os recursos da organização com suas mutantes oportunidades de mercado”.

Características do Planejamento Estratégico :

·         É um processo (que pode mudar)

·         Analisa os dados internos e externos

·         Orientação diretamente para os concorrentes em vez de aos clientes

·         Ocorre em vários níveis

·         Processo multifuncional (estratégico; tático e operacional)

Dimensões:

·         Estratégica: envolve toda a empresa

·         Tática: corresponde a cada função da empresa

·         Operacional: corresponde ao plano detalhado de cada divisão

Definição da Missão Corporativa:

Peter Druker sugere responder algumas perguntas para se elaborar a missão da empresa:

·         Qual é o nosso negócio?

·         Quem é o consumidor?

·         Qual deve ser o nosso negócio?

Segundo Kotler (1998), cada missão da empresa é moldada por cinco elementos:

·         História: seu passado, sua tradição;

·         Preferências atuais dos proprietários e da administração;

·         Ambiente de mercado;

·         Recursos;

·         Competências distintivas.

Uma declaração de missão determina a razão de ser da empresa. Quando bem preparada, proporciona aos funcionários da empresa um senso único de propósito, direção e oportunidade. A declaração de missão da empresa atua como uma “mão invisível” que orienta funcionários geograficamente dispersos a trabalhar independentemente e, todavia, coletivamente para realizar as metas da organização.

Exemplo de declaração de missão da Motorola:

“O propósito da Motorola é atender honoravelmente às necessidades da comunidade fornecendo produtos e serviços de qualidade superior e preço; ao fazer isso, procuramos obter o lucro adequado e necessário para o crescimento da empresa, dando oportunidade para que nossos funcionários e acionistas conquistem objetivos pessoais razoáveis”.

A declaração da missão responde o que a empresa realiza.

1.       Foca um número limitado de metas;

2.       Destacam as principais políticas e valores que a empresa deseja honrar;

3.       Definem os principais escopos de competências em que a empresa operará (industrial, competências tecnológicas, escopo geográfico, segmento de mercado e outros).

A declaração da missão fica ainda melhor quando orientada por uma visão, que pode se definir por um “sonho impossível” que se pretende alcançar.

Exemplo de visão da Sony:

Seu ex-presidente, Akio Morita, desejava que cada indivíduo tivesse o seu próprio acesso ao “som pessoal portátil”. Sua empresa criou o walkman  e o aparelho de CD portátil.

Da mesma forma a declaração dos valores da empresa orientam seus funcionários e demais stakeholders quanto o seu modo de acreditar, pensar e agir de acordo com suas crenças, valores éticos, política de atuação com seus stakeholders e mercado, em geral.

Análise dos ambientes externo e interno:

A empresa deve estabelecer um sistema de inteligência de marketing para rastrear tendências e desenvolvimentos importantes. Para cada tendência ou desenvolvimento, a administração precisa identificar as oportunidades e ameaças associadas.

Por isso a organização dever ter elaborada a sua declaração de missão para saber exatamente quais ambientes ela deve monitorar para atingir suas metas. Alguns exemplos: taxa de crescimento dos seus clientes, sua situação financeira, concorrentes atuais e novos, novas tecnologias, legislação que possa afetar o negócio, canais de distribuição para venda e surgimento de novos negócios.

É necessário monitorar as forças macroambientais:

·         Demográficas;

·         Econômicas;

·         Tecnológicas;

·         Políticas;

·         Legais;

·         Sociais e

·         Culturais.

Da mesma forma é necessário observar os atores microambientais:

·         Consumidores;

·         Concorrentes;

·         Canais de distribuição;

·         Fornecedores.

Todos eles afetam sua habilidade de obter lucro. Um importante propósito da análise ambiental é detectar novas oportunidades de marketing.

Oportunidade de Marketing:

É uma área de necessidade do comprador em que a empresa pode atuar rentavelmente.

Kotler aponta as oportunidades como sendo classificadas em dois grupos: pela atratividade e pela probabilidade de sucesso. A probabilidade de sucesso da empresa não depende apenas da força do seu negócio, das exigências básicas para ser bem-sucedida em um mercado-alvo, mas também de suas competências para superar seus concorrentes. A mera competência não constitui uma vantagem competitiva. A empresa de melhor desempenho será aquela que pode gerar o maior valor para o consumidor e sustentá-lo ao longo do tempo.

Ameaças:

Alguns desenvolvimentos do ambiente externo representam ameaças. Ameaça Ambiental é um desafio decorrente de uma tendência ou desenvolvimento desfavorável que levaria, na ausência de ação defensiva de marketing, a deterioração das vendas ou do lucro.

Para Kotler, as ameaças devem ser classificadas conforme seu grau de relevância e probabilidade de ocorrência. Para lidar com ameaças com alta probabilidade de ocorrência, a empresa deve preparar planos de contingência para enfrentá-las antes ou durante suas ocorrências. Algumas, de menor probabilidade podem ser ignoradas, porém sempre devem ser monitoradas, pois se aumentarem, podem se tornar mais sérias.

Após análise das ameaças e oportunidades, chega-se a quatro resultados possíveis:

1.       Um negócio ideal é alto em termos de oportunidades e baixo em ameaças.

2.       Um negócio especulativo é alto tanto em termos de oportunidades como de ameaças.

3.       Um negócio maduro é baixo em termos de oportunidades e baixo em ameaças.

4.       Um negócio ariscado é baixo em termos de oportunidades e alto em ameaças.

Análise do ambiente interno (forças e fraquezas):

Uma coisa é identificar as oportunidades atraentes, outra é possuir as competências necessárias para aproveitar bem as oportunidades. Assim, é necessária a avaliação periódica das forças e fraquezas de cada negócio. Isso pode ser feito usando-se formulários de checklist para análise de desempenho de forças e fraquezas. A administração – ou uma consultoria externa – avalia as competências de marketing, financeira, de produção e organizacional do negócio e classifica os fatores em termos de força (importante, sem importância e neutro) e de fraqueza (importante ou sem importância).

Kotler ressalta que não é necessário corrigir todas as fraquezas do negócio nem destacar suas forças. A grande questão é se o negócio deve ficar limitado a essas oportunidades em que possui as forças exigidas ou se deve adquirir forças para explorar outras oportunidades melhores.

Outra importante observação feita por Kotler é que muitas empresas não vão mal porque faltam a seus departamentos forças necessárias, mas porque não trabalham em equipe. Por exemplo: numa empresa de eletrônica industrial os engenheiros veem os vendedores como “engenheiros frustrados”, e os vendedores veem o pessoal de serviços como “vendedores frustrados”. É importante avaliar os relacionamentos interdepartamentais como parte da auditoria ambiental interna.  

Definição de Metas:

Após a empresa ter elaborado sua missão, visão e valores, analisado o ambiente externo e interno, é o momento de formular metas. Este estágio do processo de planejamento estratégico do negócio é chamado de formulação de metas.

Metas:

Objetivos específicos referentes a magnitude e tempo. Transformar objetivos em metas mensuráveis facilita o planejamento, a implementação e o controle. A maioria das unidades de negócios procura um composto de objetivos, incluindo rentabilidade, crescimento de vendas, maior participação de mercado, minimização de riscos, inovação, reputação e outros. Os objetivos devem ser hierarquizados, do mais importante ao menos importante; Devem ser quantitativamente declarados; as metas devem ser realistas e consistentes.  Cada escolha, para cada conjunto de fatores, exige uma estratégia de marketing diferente.

Estratégias:

As metas indicam o que uma unidade de negócio deseja atingir: a estratégia é um plano de como chegar lá. Cada negócio deve estabelecer sua própria estratégia para atingir suas metas. Embora muitos tipos de estratégias estejam disponíveis, Michel Porter (1980) resumiu-as em três tipos genéricos que fornecem um bom ponto de partida para o pensamento estratégico: liderança total em custos, diferenciação e foco.Plano de Marketing - composto por subplanos operacionais, que correspondem ao plano detalhado de cada divisão:

Marketing e as duas visões da entrega de valor: 

 





FONTE: 

KOTLER, Administração de Marketing, 1999.  

LAS CASAS, Planejamento Estratégico, 2010.

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