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Turma: 5º Secretariado
Turma: 5º Secretariado
Disciplina: Gestão Secretarial
Tema da aula: A secretária como
assistente executiva: características da nova multiprofissional
Data: Fevereiro/2014
Profª Talita Godoy
A atividade do secretariado
Atualmente é comum vermos a mulher inserida no mercado de trabalho.
Mesmo casada (ou descasada), com filhos ou estudando um período, ela divide as
suas tarefas pessoais com a profissional. Talvez, para poucas, tenha sido por
uma questão de escolha, mas certamente hoje a maioria precisa do trabalho para
se desenvolver, contribuir com as despesas domésticas e quando não para o
sustento de si mesma ou de uma família. Mas nem sempre o mercado de trabalho
foi acolhedor, e nem agora o é – basta comparar o salário entre homens e
mulheres e o número de cargos de chefia ocupados por eles e elas, uma realidade
que tende a mudar.
No período de guerra, eles, os homens de valor, tiveram que se alistar
e literalmente ir à luta. Mas quem ficaria no lugar deles dando continuidade
aos processos produtivos, quem estaria nas fábricas e quem providenciaria o pão
e leite das crianças em casa? Então as mulheres tiveram que assumir algumas
atividades com jornadas de trabalho absolutamente impraticáveis nos dias de hoje,
com um salário indigno a qualquer tempo, algo beirando o serviço escravo,
contudo se submetendo a isso como única opção de sobrevivência.
Dessa forma ela foi se inserindo, aos poucos, nas atividades que
“sobravam” para ela. Com o término da guerra muitos homens voltaram ao posto,
reduzindo as oportunidades, porém, outras foram se abrindo com o crescimento
das indústrias e com a revitalização dos países no período pós-guerra.
Os anos 1950 foram definitivos para a organização de empresas onde os
chefes precisavam de uma moça para fazer o café e anotar recados. Surge a
primeira missão das secretárias, já com um certo glamour para aquelas jovens
que eram consideradas avançadas para o seu tempo. Com os avanços da tecnologia,
logo faziam curso de datilografia, para dominar as máquinas de escrever, além
de ter uma caligrafia rápida e impecável. Vestiam-se de forma discreta,
elegante, assim como o seu refinamento para ser muito gentil e educada com
todos, especialmente com o seu chefe.
Com a criação de outros departamentos na empresa, que também foi uma
revolução organizacional, iam surgindo novos executivos e a necessidade de mais
secretárias para atendê-los. Conforme a tecnologia ia se desenvolvendo, o
trabalho da secretária passou por inovações que acompanharam as simplicidades
que os novos equipamentos iam proporcionando, embora o seu papel principal
tenha se mantido por muitos anos e décadas limitado ao cafezinho e anotações,
além de favores pessoais que os chefes costumavam pedir.
Algumas empresas ainda resistem ao modelo antigo de administração, em
que o chefe maior detém informação e poder, delegando muito pouco aos demais.
Contudo ainda persistem em considerar a secretária como aquela profissional que
apenas segue suas orientações e faz apenas o que lhe é pedido.
O que mudou
O perfil da secretária atual se relaciona muito mais com o de uma
assistente capaz de executar, pesquisar, informar, contribuir na tomada de
decisões da empresa sempre de forma específica.
Outro papel adotado nesta nova era das secretárias é ser mediadora,
agir como uma espécie de filtro ao que chega às mãos, ou mesa, do chefe. Ela
tem uma certa autonomia para resolver situações cotidianas, de modo a
simplificar o trabalho dos seus superiores. Quando ela conquista a confiança do
seu líder, aos poucos ele passa a delegar atribuições a ela que dependem de
sigilo, responsabilidade, discrição, e quanto mais ela conhecer a empresa e o
perfil do seu chefe, maior será o espaço conquistado por ela, mediante a
confiança do chefe.
Para tanto, é necessário ter domínio técnico do que se tem a fazer no
cotidiano e ir além. O comportamento dela é fundamental para a conquista do seu
espaço. Ser gentil, prestativa, discreta, educada, proativa e mostrar
interesses são apenas algumas das qualidades apreciadas pelos executivos.
Seguem outras características:
COMUNICABILIDADE:
capacidade de ouvir, entender e se expressar de forma eficaz. Não ter medo de
perguntar, caso não tenha compreendido bem uma orientação pode salvar o seu
dia. Na dúvida, pergunte. Falar e escrever corretamente é básico para qualquer
secretária, especialmente uma de nível executivo. Uma secretária que não produz
um bom relatório, envia e-mails com erros ortográficos ou fala ao telefone com
erros de concordância, por exemplo, precisa urgentemente se qualificar para o
cargo que ocupa – ou pretende ocupar.
ORGANIZAÇÃO: ser organizada
otimiza o tempo e evita erros. Muitos retrabalhos se dão por falta de
organização ou de atenção. Um apoia o outro, e ser organizada é uma qualidade
que logo se nota. O desperdício de tempo também pode ter sua origem nesta
questão. Além de organizada a secretária precisa demonstrar interesse pelo que
faz, sendo prestativa e manter aspecto de ordem. Um exemplo é não confiar
apenas na memória, anote tudo em papel além de manter seus arquivos no
computador. Ser organizada também lhe garante reservas diante de qualquer
imprevisto. A organização não é apenas aparente, mas deve encontrar os melhores
métodos, para cada situação em se manter o controle de tudo.
ÉTICA: o comportamento de
uma secretária está muito ligado ao seu comportamento como mulher, como ser
humano exigido em dobro na sociedade em que vivemos. Alguns exemplos simples
estão em torno do assédio sexual, em que a mulher brasileira, com todo o seu
charme e sensualidade que lhe é tão natural, pode acabar desencadeando nos
homens com que ela trabalha. Todo
cuidado é pouco ao lidar com o público masculino, em especial saber cortar logo
no início certos olhares ou brincadeiras que, a princípio podem ser inocentes,
mas logo se transformam em problema para a profissional. Outro cuidado é em
saber lidar com a família do chefe. Certas relações se tornam tão caseiras que
podem se confundir. Se o chefe passa informações ou pede favores pessoais à sua
secretária, ela não deve usar isso de forma indiscreta, por exemplo, ligando
para a casa dele, especialmente em horários que não sejam de trabalho. Abrir
com a esposa dele assuntos pertinentes ao trabalho também não é boa ideia, pois
até para ela eles podem ser restritos. Ser discreta também é um comportamento
ético, em todos os sentidos, tanto na vestimenta, como nas informações com as
quais você lida.
PROATIVIDADE: além de ser
ágil e prestativa, a proatividade se mostra em trazer informações úteis, não deixar
escapar detalhes que para o chefe podem ser importantes, saber filtrar sem
preconceitos, e não passar adiante das suas atribuições. Um exemplo é fazer
três cotações que lhe foram pedidas, outra é apontar qual a melhor opção. A
escolha é do seu superior, não sua! Outro exemplo é deixar adiantado um email
de resposta e passar ao seu chefe para ele autorizar o envio, outra é responder
por ele quando esta decisão não é sua. Esses limites são ampliados aos poucos,
e vem do seu chefe autorização e liberdade para executar tarefas que vão um
pouco além da sua rotina. Sugira, apresente, converse, mas tudo aos poucos,
dentro do seu limite de convivência até que a confiança dele pelo seu trabalho
apresentado lhe renda frutos. “Demonstra capacidade para assumir responsabilidades
sem supervisão direta e tem iniciativa para tomar decisões segundo os objetivos
assinalados pela autoridade” (MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 316).
ATUALIZAÇÃO: é sempre útil
estar atenta às novidades tecnológicas, fazer cursos, ler livros e artigos,
participar de congressos e palestras, na medida do possível, tanto na área de
negócio da empresa em que você trabalha, como na sua área de atuação
profissional. Não deixe de se manter atualizada sobre a profissão da secretária
executiva. Faça cursos de informática, não deixe a gramática de lado, tenha
sempre um dicionário e outros guias às mãos para consultar quando achar
necessário. Se for po
ssível, assine um jornal de classe ou qualquer outro periódico específico do secretariado. A troca de experiência e a aquisição de novos conhecimentos só enriquecerá seu lado profissional.
ssível, assine um jornal de classe ou qualquer outro periódico específico do secretariado. A troca de experiência e a aquisição de novos conhecimentos só enriquecerá seu lado profissional.
Como dito anteriormente, a parte técnica é de extrema importância no
desenvolvimento da sua carreira, mas lembre-se de que ela deve ser apoiada
pelas características de sua personalidade, seu comportamento, sua conduta e,
em especial, pela habilidade em lidar com pessoas.
ATIVIDADE PROPOSTA:
O que você faria se... (acompanhe atividade presencial).
PARTE II
SECRETARIA E ASSESSORA
Assessorar tem o significado de prestar apoio nas atividades do outro,
deixando o trabalho dele mais simples, menos sobrecarregado e complementado
pelas informações que o assessor possa fornecer, que possivelmente virão a
contribuir na tomada de decisões. Conforme o dicionário, assistência significa
ajudar, proteger, amparar. Pode-se definir o assistente como um auxiliar, um
adjunto. Aquele que faz junto! Este último sentido colocado passa a ideia de
que a secretária, quando atua como uma assistente, de fato acompanha o passo a
passo do seu chefe e da organização. Sendo assim, quando mais ela tiver
interesse em conhecê-lo bem, mais ela aumenta suas chances de poder contribuir
no sentido de ser proativa e eficaz.
A confiança do chefe aumenta em sentido proporcional. Quanto mais ela
se mostra interada nos assuntos, capaz de mudar alguns métodos para simplificar
e oferecer algum ganho, seja de tempo ou na qualidade apresentada, mais ele vai
se interessando em lhe dar desafios, grandes ou pequenos, para que ela dê conta
do recado e faça cada vez mais. Claro que se ela for uma profissional em busca
de um desenvolvimento de carreira será esta a sua meta, crescer. Este é um bom
caminho a se seguir. Algumas delas acabam se interando tanto a ponto de
conquistar mais do que a confiança do chefe, acabam conquistando também um novo
cargo quando ela contribui, por exemplo, num projeto ou num setor específico.
Sua meritocracia acaba lhe proporcionando outro tipo de crescimento na empresa.
A secretaria quanto atua como assistente, faz surgir uma parceria
entre ela e o chefe. O seu comportamento é observado a cada dia, assim como
seus atributos técnicos e sua competência em se envolver nos assuntos da
empresa com visão específica.
Lembram-se do CHA?
COMPETÊNCIA: saber fazer
algo (ter conhecimento técnico)
HABILIDADES: saber como
fazer (fazer de forma adequada o que deve ser feito)
ATITUDES: além de fazer,
fazer bem feito, ter iniciativa de fazer da melhor forma e querer que na próxima
vez tudo saia ainda melhor!
A secretária que tem atitude de uma assistente, conhece bem os
procedimentos da empresa onde trabalha, conhece as pessoas certas, sabe o
momento certo de contatá-los, sabe quem são os fornecedores e os clientes,
tanto externos como internos. E por falar nisso, ela considera o seu chefe o
seu cliente mais importante.
Ter noções de administração é muito pouco para o cargo de uma
assistente. Ela deve entender quais são os departamentos e sua área de atuação.
Um conceito interessante é a visão holística do negócio, compreender a
interdependência que uma área tem da outra, saber quais são as necessidades de
cada uma e compreender as suas prioridades.
PARA REFLETIR:
“O bom êxito não consiste na observância de uma regra fixa, mas,
antes, na adaptação contínua às situações; depende de sua capacidade reflexiva
para resolver problemas”.
(MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 330)
ATIVIDADE PROPOSTA:
Você conhece quais áreas de uma empresa???
Como visto, o aprimoramento na área em que a profissional do
secretariado atua é um fator que a torna mais preparada e demonstra interesse
pela atividade que ela desempenha. Quanto mais ela conhece o meio em que
convive, mais oportunidades de realizar outras tarefas ela conquista, o que é
um mérito por significar o reconhecimento da sua competência.
Vejamos agora um quadro entre a secretária do passado e a assessora
executiva, ou assistente administrativa:
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ANTES
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AGORA
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O executivo ditava as cartas, ela datilografava
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Ele mesmo digita e envia ou delega o texto a ela
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Fazia recepção e envio de documentos, atendimento
telefônico, de visitas, manutenção de agenda, arquivo, marcação de reuniões, provisão de materiais de
escritório.
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Gerenciamento de e operação de sistemas de
informação, como telefone, fax, copiadoras, microcomputadores, internet,
redes sociais e de informações. Gerenciamento de serviços e de treinamentos,
atendimento ao cliente.
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Apoio logístico a reuniões com o agendamento,
envio de pauta, preparação da sala, provisão de material necessário,
inclusive audiovisual, verificando todos os detalhes, os menores aos mais
importantes.
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Todo atendimento prestado por ela, seja aos executivos,
clientes internos ou externos, objetiva “oferecer maior qualidade dos
produtos ou serviços da empresa para a qual trabalha (MEDEIROS; HERNANDES,
2010, p. 317).
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O executivo pensava por ela, dava as orientações
e ela apenas executava.
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Por desenvolver atividades especializadas, ela
deve ser capaz também de avaliar e julgar antes de executar. Deve estar
preparada para decidir o que deve ser feito na maior parte do dia.
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Com esta nova bagagem de atividades desempenhadas pela assistente
executiva, ter certo refinamento social é uma vantagem considerável, pois
considera-se “nada mais oportuno do que uma preparação educacional do que se
oferece às secretárias. Entre regras de comportamento à mesa (boas maneiras) e
conhecimentos administrativos, financeiros, contábeis, de negócios e outros, é
possível que a secretária moderna dê prioridade a esses últimos tipos de
conhecimentos” (MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 317). Como dito antes, uma área
complementa a outra. A assistente executiva estará mais bem preparada ao dar
atenção para ambas.
ATIVIDADE PROPOSTA
Ela não vive num mundo perfeito. O que pode dar errado no dia a dia da
secretária moderna?
O que você faria se acontecesse o descrito nos exemplos a abaixo?
- A impressora não imprime
- O computador emperra
- As linhas do telefone estão caindo o tempo todo
- O telefone não para de tocar o tempo todo
PARA REFLETIR: Em relação
aos equipamentos técnicos, você saberia lidar bem com eles?
- Telefones de ramais
- Equipamento de fax
- Impressoras modernas
- Copiadoras / Xerox
- Microcomputadores
- Tablets
- Celulares modernos / aplicativos
- Calculadoras eletrônicas
- Arquivos em geral
FONTE:
STEFI MAERKER, 2007. Secretária – Uma parceira de sucesso.
JOÃO BOSCO MEDEIROS; SONIA HERNANDES, 2010. Manual da Secretária –
Técnicas de trabalho.
PARTE III
INIMIGOS DA PROFISSÃO
Podemos citar como um dos principais inimigos da profissão da assistente
executiva alguns itens como:
- Falta de originalidade
- Falta de reflexão
- Preguiça
- Uso de frases feitas / lugares comuns / chavões e clichês
- Pressa para tudo
- Arquivos em lugares indevidos
- Erros de grafia
- Cálculos incorretos
- Desatenção / informações incorretas passadas adiante
O controle de qualidade deve partir da própria secretária sobre o seu
trabalho. É essencial revisar tudo o que ela faz, especialmente por que, em
geral, as informações com que ela lida são repassadas a outros.
Também é desejável que a profissional tenha conhecimento sobre:
- Procedimentos de trabalho
- Regulamento e filosofia da empresa / cultura organizacional
- Objetivos / visão – missão – valores
- Organograma / pessoas e departamentos da empresa
- Política de negócios da organização
COMO CHEGAR LÁ
Seu Currículo está atualizado?
Seguem algumas recomendações, citadas por Medeiros e Hernandes (2010),
lembrando que o currículo não é uma autobiografia!
- objetividade: um texto interessante em geral não é longo, mas
enxuto.
- boa apresentação: deve ser digitado e impresso a laser.
- especificidade: não se deve enviar xerocópia de um currículo a uma
empresa; ele deve parecer que foi escrito para uma empresa específica. Também
não se admite um currículo escrito a mão.
Outras dicas:
- A carta de apresentação é bem-vinda. Cuidado para não exagerar nas
afirmações pois tudo na carta deve ser de acordo com o conteúdo do currículo.
- O comportamento deve ser apontado por outros e ser demonstrado na
entrevista. Segundo os autores Medeiros e Hernandes não é aconselhável incluir
frases do tipo: “sou dedicada e dinâmica, sou comunicativa”.
- O selecionador geralmente é da área de Recursos Humanos, portanto
não adianta usar e abusar dos termos técnicos da profissão pois eles não serão
apreciados numa primeira triagem.
- Em vez do termo “noções”, prefira “conhecimentos” em tal área, por
exemplo. Não ressalte a falta de familiaridade com algo. Noções já indica um
princípio de conhecimento e soa melhor. No caso dos idiomas, cite o exato grau
de fluência.
- Mesmo quem tem vasta experiência de mercado deve citar apenas as
duas ou três últimas, de preferência não ultrapassando citações com mais de 10
anos de mercado. Deve ser iniciada pela mais recente.
- Diga sempre a verdade.
- Informar cursos universitários, com ano de conclusão ou previsão de
conclusão (escolaridade anterior não é necessária e pode poluir o currículo,
assim como histórico escolar e outros).
- Na falta de experiência, seja simples, humilde, mas cite ser
recém-formada ou curso em andamento e aproveite as experiências que podem ser
acrescidas, como trabalhos voluntários em ONGs, produção de eventos e outros.
- IMPORTANTE: escreva em “objetivo” uma frase curta e direta com verbo
no infinitivo, como “atuar na área de...”
- O bom visual para o currículo pode diferenciá-lo tornando-o mais
atraente ao selecionador. Lembre-se de que ele recebe diversos currículos
parecidos por dia. Separe as informações em blocos para facilitar a leitura e
visualização dos dados que ele procura.
- Se sobrar espaço, não procure preenchê-los com informações
excessivas. Deixe como está! Currículo longo não é interessante e pode ser
descartado antes mesmo de ser lido até o fim.
- Deixe de fora os cursos antigos que já estão obsoletos no mercado em
que pretende atuar.
- O salário pretendido não precisa ser mencionado no currículo. Ele
deve ser tratado na entrevista.
- Evite siglas, elas podem ser citadas desde que acompanhadas do nome
completo; evite abreviaturas.
- Informações como religião, time do coração, hobbies e outras do gênero, devem ficar de fora do currículo, sendo
mencionadas apenas se perguntadas na entrevista sendo aconselhável evitar
polêmicas.
- Use letras em tamanho médio ou grande para facilitar a leitura. De
preferência evite itálicos e sublinhados. Textos com frases curtas e em voz
ativa, verbos na primeira pessoa.
- O objetivo e a experiência são os campos principais do currículo.
A escolha das palavras revela muito sobre você. Seja criterioso,
preferindo aquela que tenham relação com o cargo desejado. As mais procuradas,
em geral, são: criar, colaborar,
conduzir, coordenar, delegar, desenvolver, integrar, gerenciar, negociar,
persuadir, qualificar, selecionar, tomada de decisão, idioma estrangeiro,
liderança, falar em público, treinamento.
Elas também podem constar na sua carta de apresentação, mas cuidado
para não usar muitas de uma só vez. É importante citar na carta o conhecimento
que você tem daquela empresa e demonstrar seu real interesse em ingressar nela.
Diga os motivos que o levaram a tomar a decisão de candidatar-se. Jamais
entregue uma carta xerocada. Cada carta é única, deve citar o nome da empresa e
se possível o nome do selecionador. Texto curto, conciso, claro e objetivo, sem
cometer exageros. Bastam três parágrafos para uma carta de apresentação. No
último parágrafo solicite uma entrevista e encerre de forma gentil, usando
expressões de gentileza.
Como já estudamos um pouco de
Marketing, pense no currículo como um produto, capriche no conteúdo e na
embalagem! Em caso usar papel impresso, tenha o cuidado de entregá-lo
sempre limpo e de preferência carregando numa pasta para não sujar o u amassar.
Na próxima aula vamos pensar nos investimentos da profissão.
BONS ESTUDOS!!!
FONTE:
JOÃO BOSCO MEDEIROS; SONIA HERNANDES, 2010. Manual da Secretária –
Técnicas de trabalho.
FONTE:
STEFI MAERKER, 2007. Secretária – Uma parceira de sucesso.
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