Turma: 4º Secretariado (Matutino e Noturno)
Disciplina: Gestão Secretarial
Tema da aula: A secretária como
assistente executiva: características da multiprofissional de hoje
Data: 10 e 17/02/2014 (Noturno) / 11 e
18/2/2014
Profª Talita Godoy
A atividade do secretariado
Atualmente é comum vermos a mulher inserida no mercado de trabalho.
Mesmo casada (ou descasada), com filhos ou estudando um período, ela divide as
suas tarefas pessoais com a profissional. Talvez, para poucas, tenha sido por
uma questão de escolha, mas certamente hoje a maioria precisa do trabalho para
se desenvolver, contribuir com as despesas domésticas e quando não para o
sustento de si mesma ou de uma família. Mas nem sempre o mercado de trabalho
foi acolhedor, e nem agora o é – basta comparar o salário entre homens e
mulheres e o número de cargos de chefia ocupados por eles e elas, uma realidade
que tende a mudar.
No período de guerra, eles, os homens de valor, tiveram que se alistar
e literalmente ir à luta. Mas quem ficaria no lugar deles dando continuidade
aos processos produtivos, quem estaria nas fábricas e quem providenciaria o pão
e leite das crianças em casa? Então as mulheres tiveram que assumir algumas
atividades com jornadas de trabalho absolutamente impraticáveis nos dias de
hoje, com um salário indigno a qualquer tempo, algo beirando o serviço escravo,
contudo se submetendo a isso como única opção de sobrevivência.
Dessa forma ela foi se inserindo, aos poucos, nas atividades que
“sobravam” para ela. Com o término da guerra muitos homens voltaram ao posto,
reduzindo as oportunidades, porém, outras foram se abrindo com o crescimento
das indústrias e com a revitalização dos países no período pós-guerra.
Os anos 1950 foram definitivos para a organização de empresas onde os
chefes precisavam de uma moça para fazer o café e anotar recados. Surge a
primeira missão das secretárias, já com um certo glamour para aquelas jovens
que eram consideradas avançadas para o seu tempo. Com os avanços da tecnologia,
logo faziam curso de datilografia, para dominar as máquinas de escrever, além
de ter uma caligrafia rápida e impecável. Vestiam-se de forma discreta,
elegante, assim como o seu refinamento para ser muito gentil e educada com
todos, especialmente com o seu chefe.
Com a criação de outros departamentos na empresa, que também foi uma
revolução organizacional, iam surgindo novos executivos e a necessidade de mais
secretárias para atendê-los. Conforme a tecnologia ia se desenvolvendo, o
trabalho da secretária passou por inovações que acompanharam as simplicidades
que os novos equipamentos iam proporcionando, embora o seu papel principal
tenha se mantido por muitos anos e décadas limitado ao cafezinho e anotações,
além de favores pessoais que os chefes costumavam pedir.
Algumas empresas ainda resistem ao modelo antigo de administração, em
que o chefe maior detém informação e poder, delegando muito pouco aos demais.
Contudo ainda persistem em considerar a secretária como aquela profissional que
apenas segue suas orientações e faz apenas o que lhe é pedido.
O que mudou
O perfil da secretária atual se relaciona muito mais com o de uma
assistente capaz de executar, pesquisar, informar, contribuir na tomada de
decisões da empresa sempre de forma específica.
Outro papel adotado nesta nova era das secretárias é ser mediadora,
agir como uma espécie de filtro ao que chega às mãos, ou mesa, do chefe. Ela
tem uma certa autonomia para resolver situações cotidianas, de modo a
simplificar o trabalho dos seus superiores. Quando ela conquista a confiança do
seu líder, aos poucos ele passa a delegar atribuições a ela que dependem de
sigilo, responsabilidade, discrição, e quanto mais ela conhecer a empresa e o
perfil do seu chefe, maior será o espaço conquistado por ela, mediante a
confiança do chefe.
Para tanto, é necessário ter domínio técnico do que se tem a fazer no
cotidiano e ir além. O comportamento dela é fundamental para a conquista do seu
espaço. Ser gentil, prestativa, discreta, educada, proativa e mostrar
interesses são apenas algumas das qualidades apreciadas pelos executivos.
Seguem outras características:
COMUNICABILIDADE:
capacidade de ouvir, entender e se expressar de forma eficaz. Não ter medo de
perguntar, caso não tenha compreendido bem uma orientação pode salvar o seu
dia. Na dúvida, pergunte. Falar e escrever corretamente é básico para qualquer
secretária, especialmente uma de nível executivo. Uma secretária que não produz
um bom relatório, envia e-mails com erros ortográficos ou fala ao telefone com
erros de concordância, por exemplo, precisa urgentemente se qualificar para o
cargo que ocupa – ou pretende ocupar.
ORGANIZAÇÃO: ser organizada
otimiza o tempo e evita erros. Muitos retrabalhos se dão por falta de
organização ou de atenção. Um apoia o outro, e ser organizada é uma qualidade
que logo se nota. O desperdício de tempo também pode ter sua origem nesta
questão. Além de organizada a secretária precisa demonstrar interesse pelo que
faz, sendo prestativa e manter aspecto de ordem. Um exemplo é não confiar
apenas na memória, anote tudo em papel além de manter seus arquivos no
computador. Ser organizada também lhe garante reservas diante de qualquer
imprevisto. A organização não é apenas aparente, mas deve encontrar os melhores
métodos, para cada situação em se manter o controle de tudo.
ÉTICA: o comportamento de
uma secretária está muito ligado ao seu comportamento como mulher, como ser
humano exigido em dobro na sociedade em que vivemos. Alguns exemplos simples
estão em torno do assédio sexual, em que a mulher brasileira, com todo o seu
charme e sensualidade que lhe é tão natural, pode acabar desencadeando nos
homens com que ela trabalha. Todo
cuidado é pouco ao lidar com o público masculino, em especial saber cortar logo
no início certos olhares ou brincadeiras que, a princípio podem ser inocentes,
mas logo se transformam em problema para a profissional. Outro cuidado é em
saber lidar com a família do chefe. Certas relações se tornam tão caseiras que
podem se confundir. Se o chefe passa informações ou pede favores pessoais à sua
secretária, ela não deve usar isso de forma indiscreta, por exemplo, ligando
para a casa dele, especialmente em horários que não sejam de trabalho. Abrir
com a esposa dele assuntos pertinentes ao trabalho também não é boa ideia, pois
até para ela eles podem ser restritos. Ser discreta também é um comportamento
ético, em todos os sentidos, tanto na vestimenta, como nas informações com as
quais você lida.
PROATIVIDADE: além de ser
ágil e prestativa, a proatividade se mostra em trazer informações úteis, não deixar
escapar detalhes que para o chefe podem ser importantes, saber filtrar sem
preconceitos, e não passar adiante das suas atribuições. Um exemplo é fazer
três cotações que lhe foram pedidas, outra é apontar qual a melhor opção. A
escolha é do seu superior, não sua! Outro exemplo é deixar adiantado um email
de resposta e passar ao seu chefe para ele autorizar o envio, outra é responder
por ele quando esta decisão não é sua. Esses limites são ampliados aos poucos,
e vem do seu chefe autorização e liberdade para executar tarefas que vão um
pouco além da sua rotina. Sugira, apresente, converse, mas tudo aos poucos,
dentro do seu limite de convivência até que a confiança dele pelo seu trabalho
apresentado lhe renda frutos.
ATUALIZAÇÃO: é sempre útil
estar atenta às novidades tecnológicas, fazer cursos, ler livros e artigos,
participar de congressos e palestras, na medida do possível, tanto na área de
negócio da empresa em que você trabalha, como na sua área de atuação
profissional. Não deixe de se manter atualizada sobre a profissão da secretária
executiva. Faça cursos de informática, não deixe a gramática de lado, tenha
sempre um dicionário e outros guias às mãos para consultar quando achar
necessário. Se for possível, assine um jornal de classe ou qualquer outro
periódico específico do secretariado. A troca de experiência e a aquisição de
novos conhecimentos só enriquecerá seu lado profissional.
Como dito anteriormente, a parte técnica é de extrema importância no
desenvolvimento da sua carreira, mas lembre-se de que ela deve ser apoiada
pelas características de sua personalidade, seu comportamento e sua conduta.
ATIVIDADE PROPOSTA:
O que você faria se...
FONTE:
STEFI MAERKER, 2007. Secretária – Uma parceira de sucesso.
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