Secretariado Executivo

CURSO: Secretariado Executivo (Matutino)

Disciplina: Gestão Secretarial

Tema: Práticas na profissão do secretariado executivo

Data: 19/03/2014

Profª Talita Godoy 

 

PARTE IV

INVESTINDO NA PROFISSÃO

Secretarium, do latim: “aquele que guarda segredos.

Seguindo a definição do termo, cabe à secretária ser discreta ao lidar com assuntos referentes à empresa e ao lado particular dos executivos. Esta é a principal atitude de uma secretária executiva. Comentários indevidos podem arruinar a sua carreira.

Técnicas de redação também devem ser uma prática constante no trabalho da assessora executiva. Normalmente os executivos não tem tempo para revisar os textos, mas a própria secretária deve criar o hábito de reler, ou mesmo pedir a alguém que o faça. Um texto mal escrito compromete mais do que a imagem da secretária, afeta a imagem da empresa.

Cursos de línguas estrangeiras e conhecimentos tecnológicos agregam o seu valor como profissional.

OUTRAS ATRIBUIÇÕES:

·         Transmitir as ordens da chefia aos seus subordinados;

·         Comunicar-se por meio de cartas, telefonemas e e-mails com outras empresas;

·         Resolver problemas com alguma empresa descontente com a prestação de algum serviço ou com atrasos na remessa de algum serviço ou mercadoria;

·         Convencer outra empresa da necessidade de entregar algum material antes do prazo marcado;

·         Cobrar relatórios, estatísticas ou boletins do pessoal da própria empresa (usando energia na medida certa para obtê-los); e ser gentil com todos;

·         Lidar com as pessoas sem ferir-lhes as suscetibilidades.

LEMBRE-SE SEMPRE:

Para desincumbir-se de todas essas tarefas, é preciso não se esquecer de que a cordialidade é fator importantíssimo. Tratar todos com sorriso e simpatia, sem formar grupos fechados, que excluam este ou aquele, deve ser atitude ideal da boa secretária.

SUGESTÃO:

Pratique as citações acima na sala de aula, como bom exercício para a sua profissão!

ALERTAS:

·         Dar a si própria benefícios que não se permitem a outros empregados não será boa política;

·         A secretária deve ser exemplo a seguir: nunca deve utilizar a hora do expediente para assuntos pessoais, gastar seu tempo com conversas do tipo “colocar o papo em dia” ou com fofocas com amigas ao telefone, compras, idas ao cabeleireiro etc;

·         Estar presente na hora determinada em contrato e jamais deixar de fazer suas tarefas;

·         Pode a secretária prolongar o horário do almoço para cuidar de assuntos pessoais? Nem pensar! Caso necessite de realizar tarefas na hora do expediente deve conversar antecipadamente com o superior  para que ele possa também se organizar na ausência da secretária.

Estar consciente dos seus deveres:

Conhecer os objetivos profissionais do chefe e o que ele espera de sua assistente é de real importância para uma secretária consciente dos seus deveres. Ao ingressar numa empresa, vale a pena a secretária analisar a descrição do seu cargo, isto é, o que se espera dela. Estar atenta sempre e não fugir das responsabilidades devem ser suas diretrizes. Os modernos equipamentos devem ser motivo de satisfação e não de receio. A pressa é inimiga da perfeição; portanto, ao digitar, ao arquivar, ao calcular, ao escrever, é preciso manter a calma; assim, os resultados serão melhores.

Revisar as tarefas é sempre necessário para que a qualidade  do trabalho seja satisfatória. Jamais entregue quaisquer documentos sem ter feito uma verificação detalhada.

NÍVEIS DE SECRETARIADO

Nos anúncios de emprego, são diversos os níveis de secretárias para os cargos disponíveis. Embora haja grande diferença entre secretária Junior e secretária executiva, não podemos precisar o limite que distingue uma secretária em seus vários níveis.

Quando uma secretária tem pouca experiência, é natural que ela receba ordens. Seus conhecimentos ainda são limitados e sua criatividade encontra-se bloqueada por faltar-lhe conhecimento das tarefas. Já a secretária executiva trabalha diretamente com um só chefe, tomando iniciativas na execução do trabalho. Desse modo, seu superior poderá dedicar mais tempo a assuntos mais importantes.

Tanto umas quanto outras devem se esforçar para aprender a terminologia usada em seu trabalho, consultando frequentemente o dicionário quando houver alguma dúvida sobre um vocabulário novo. É interessante, também, para adquirir domínio da nomenclatura, a leitura de correspondências. Conhecer o vocabulário técnico utilizado dentro da organização proporcionará maior eficiência à execução das tarefas.

DOCUMENTO EMPRESARIAL BEM ESCRITO

A importância de se manter um bom vocabulário se nota na fala e na escrita de uma secretária. Pouco a pouco ele vai se desenvolvendo e a secretária passa, então, a incorporar novas palavras ao seu dia a dia.

No texto, além do uso do vocabulário técnico, em sinal de conhecimento e domínio da sua área, é necessário, também, demonstrar clareza nas suas ideias, que devem antes ser organizadas. Se possível, faça antes um roteiro do que deve ser escrito, por parágrafos, distribuindo as ideias de forma sequencial, clara e lógica. Releia para verificar se a ordem segue esta lógica e se tudo está de acordo com o seu objetivo. A prática aprimora o texto.

Quem lê mais aumenta suas chances de escrever melhor. Escreva, releia, reescreva, mude o que for necessário até estar segura de que o texto está com clareza, objetividade e dentro do tema proposto. Considere que ele deve ter introdução, desenvolvimento e conclusão, ou seja, começo, meio e fim, ainda que em parágrafos curtos.

REVENDO O TEXTO – O QUE OBSERVAR:

CLAREZA: Ao escrever um texto, pense no leitor. O conteúdo será facilmente compreendido por ele? Releia o que você escreveu como se fosse o destinatário.

OBJETIVIDADE: Procure expressar suas ideias sem rodeios. O texto objetivo traz informações precisas por meio de uma clara ordenação das frases. Por isso é necessária uma releitura que verifique os conectivos.

PRECISÃO: Todo texto bem estruturado deve atender a esse requisito. O que importa é fornecer todas as informações necessárias sem comentários supérfluos. Estes, muitas vezes, acrescentam à correspondência dados sem interesse para o leitor. Finalmente lembre-se de que a garantia da precisão é a adequação do vocabulário ao assunto tratado no documento empresarial.

Acrescento ainda uma observação considerada interessante: não tenha preguiça de escrever. Do mesmo modo como algumas correspondências acabam com informação além do necessário, o oposto pode acontecer, ou seja, faltarem informações complementares importantes ao leitor. Este cuidado deve ser observado, e por isso o roteiro do texto pode ser útil na elaboração do texto.

LINGUAGEM ADEQUADA:

Assim como você se veste de acordo com as situações que se lhe apresentam, assim também deve ser “vestido” o seu texto adequadamente: vestuário esportivo para prática de esportes, trajes sociais para eventos sociais e assim por diante.

Do mesmo modo, há ocasiões em que uma linguagem solta, “esportiva”, é a mais conveniente. Por outro lado, nas reuniões da empresa, nas negociações, nas correspondências comerciais, isto é, nos contatos mais formais, o ideal é usar a linguagem cerimoniosa, formal, mais cuidada e mais adequada ao momento.

ALGUN RECURSOS:

1.       Faça um roteiro de trabalho – O roteiro prevê introdução ao assunto tratado, argumentação, consiste no desenvolvimento desse assunto e conclusão (começo, meio e fim).

2.       Empregue frases curtas – Permitem melhor compreensão das ideias.

3.       Construa frases simples, claras e lógicas – As frases devem representar, sem ambiguidade (duplo sentido), o que se quer dizer.

4.       Use ordem direta – As frase devem começa pelo sujeito.

5.       Use a voz ativa – Na voz ativa, o “sujeito” pratica a ação. Exemplo: “vendi o carro” (voz ativa), em vez de “o carro foi vendido por mim” (voz passiva).

6.       Não use palavras desnecessárias – Evite o excesso de adjetivos: “O relatório mensal é importante, atual, rígido”.

7.       Empregue termos conhecidos – Prefira expressões muito empregadas, mas que não sejam vulgares. Exemplo: “boa pessoa” em vez de “pessoa legal”. Contudo não diga “conspícuo amigo”, e sim “distinto amigo”.

8.       Leia o texto em voz alta para melhorá-lo – A leitura em voz alta permite a percepção de “erros” ou de frases mal colocadas, ou construídas. Pode-se evitar o encontro de sílabas que causem sons desagradáveis, por exemplo, como “boca dela”, “por cada”.

9.       Faça a redação final – A “redação final” permite que “passemos a limpo”o projeto inicial.

PARA REFLETIR

                                                Aprender a escrever é aprender a pensar.

                                                                                                    (Othon M. Garcia)

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