Aula Resumida

terça-feira, 18 de março de 2014

Secretariado Executivo

CURSO: Secretariado Executivo (Matutino)

Disciplina: Gestão Secretarial

Tema: Práticas na profissão do secretariado executivo

Data: 19/03/2014

Profª Talita Godoy

PARTE IV

INVESTINDO NA PROFISSÃO

Secretarium, do latim: “aquele que guarda segredos.

Seguindo a definição do termo, cabe à secretária ser discreta ao lidar com assuntos referentes à empresa e ao lado particular dos executivos. Esta é a principal atitude de uma secretária executiva. Comentários indevidos podem arruinar a sua carreira.

Técnicas de redação também devem ser uma prática constante no trabalho da assessora executiva. Normalmente os executivos não tem tempo para revisar os textos, mas a própria secretária deve criar o hábito de reler, ou mesmo pedir a alguém que o faça. Um texto mal escrito compromete mais do que a imagem da secretária, afeta a imagem da empresa.

Cursos de línguas estrangeiras e conhecimentos tecnológicos agregam o seu valor como profissional.

OUTRAS ATRIBUIÇÕES:

· Transmitir as ordens da chefia aos seus subordinados;

· Comunicar-se por meio de cartas, telefonemas e e-mails com outras empresas;

· Resolver problemas com alguma empresa descontente com a prestação de algum serviço ou com atrasos na remessa de algum serviço ou mercadoria;

· Convencer outra empresa da necessidade de entregar algum material antes do prazo marcado;

· Cobrar relatórios, estatísticas ou boletins do pessoal da própria empresa (usando energia na medida certa para obtê-los); e ser gentil com todos;

· Lidar com as pessoas sem ferir-lhes as suscetibilidades.

LEMBRE-SE SEMPRE:

Para desincumbir-se de todas essas tarefas, é preciso não se esquecer de que a cordialidade é fator importantíssimo. Tratar todos com sorriso e simpatia, sem formar grupos fechados, que excluam este ou aquele, deve ser atitude ideal da boa secretária.

SUGESTÃO:

Pratique as citações acima na sala de aula, como bom exercício para a sua profissão!

ALERTAS:

· Dar a si própria benefícios que não se permitem a outros empregados não será boa política;

· A secretária deve ser exemplo a seguir: nunca deve utilizar a hora do expediente para assuntos pessoais, gastar seu tempo com conversas do tipo “colocar o papo em dia” ou com fofocas com amigas ao telefone, compras, idas ao cabeleireiro etc;

· Estar presente na hora determinada em contrato e jamais deixar de fazer suas tarefas;

· Pode a secretária prolongar o horário do almoço para cuidar de assuntos pessoais? Nem pensar! Caso necessite de realizar tarefas na hora do expediente deve conversar antecipadamente com o superior para que ele possa também se organizar na ausência da secretária.

Estar consciente dos seus deveres:

Conhecer os objetivos profissionais do chefe e o que ele espera de sua assistente é de real importância para uma secretária consciente dos seus deveres. Ao ingressar numa empresa, vale a pena a secretária analisar a descrição do seu cargo, isto é, o que se espera dela. Estar atenta sempre e não fugir das responsabilidades devem ser suas diretrizes. Os modernos equipamentos devem ser motivo de satisfação e não de receio. A pressa é inimiga da perfeição; portanto, ao digitar, ao arquivar, ao calcular, ao escrever, é preciso manter a calma; assim, os resultados serão melhores.

Revisar as tarefas é sempre necessário para que a qualidade do trabalho seja satisfatória. Jamais entregue quaisquer documentos sem ter feito uma verificação detalhada.

NÍVEIS DE SECRETARIADO

Nos anúncios de emprego, são diversos os níveis de secretárias para os cargos disponíveis. Embora haja grande diferença entre secretária Junior e secretária executiva, não podemos precisar o limite que distingue uma secretária em seus vários níveis.

Quando uma secretária tem pouca experiência, é natural que ela receba ordens. Seus conhecimentos ainda são limitados e sua criatividade encontra-se bloqueada por faltar-lhe conhecimento das tarefas. Já a secretária executiva trabalha diretamente com um só chefe, tomando iniciativas na execução do trabalho. Desse modo, seu superior poderá dedicar mais tempo a assuntos mais importantes.

Tanto umas quanto outras devem se esforçar para aprender a terminologia usada em seu trabalho, consultando frequentemente o dicionário quando houver alguma dúvida sobre um vocabulário novo. É interessante, também, para adquirir domínio da nomenclatura, a leitura de correspondências. Conhecer o vocabulário técnico utilizado dentro da organização proporcionará maior eficiência à execução das tarefas.

DOCUMENTO EMPRESARIAL BEM ESCRITO

A importância de se manter um bom vocabulário se nota na fala e na escrita de uma secretária. Pouco a pouco ele vai se desenvolvendo e a secretária passa, então, a incorporar novas palavras ao seu dia a dia.

No texto, além do uso do vocabulário técnico, em sinal de conhecimento e domínio da sua área, é necessário, também, demonstrar clareza nas suas ideias, que devem antes ser organizadas. Se possível, faça antes um roteiro do que deve ser escrito, por parágrafos, distribuindo as ideias de forma sequencial, clara e lógica. Releia para verificar se a ordem segue esta lógica e se tudo está de acordo com o seu objetivo. A prática aprimora o texto.

Quem lê mais aumenta suas chances de escrever melhor. Escreva, releia, reescreva, mude o que for necessário até estar segura de que o texto está com clareza, objetividade e dentro do tema proposto. Considere que ele deve ter introdução, desenvolvimento e conclusão, ou seja, começo, meio e fim, ainda que em parágrafos curtos.

REVENDO O TEXTO – O QUE OBSERVAR:

CLAREZA: Ao escrever um texto, pense no leitor. O conteúdo será facilmente compreendido por ele? Releia o que você escreveu como se fosse o destinatário.

OBJETIVIDADE: Procure expressar suas ideias sem rodeios. O texto objetivo traz informações precisas por meio de uma clara ordenação das frases. Por isso é necessária uma releitura que verifique os conectivos.

PRECISÃO: Todo texto bem estruturado deve atender a esse requisito. O que importa é fornecer todas as informações necessárias sem comentários supérfluos. Estes, muitas vezes, acrescentam à correspondência dados sem interesse para o leitor. Finalmente lembre-se de que a garantia da precisão é a adequação do vocabulário ao assunto tratado no documento empresarial.

Acrescento ainda uma observação considerada interessante: não tenha preguiça de escrever. Do mesmo modo como algumas correspondências acabam com informação além do necessário, o oposto pode acontecer, ou seja, faltarem informações complementares importantes ao leitor. Este cuidado deve ser observado, e por isso o roteiro do texto pode ser útil na elaboração do texto.

LINGUAGEM ADEQUADA:

Assim como você se veste de acordo com as situações que se lhe apresentam, assim também deve ser “vestido” o seu texto adequadamente: vestuário esportivo para prática de esportes, trajes sociais para eventos sociais e assim por diante.

Do mesmo modo, há ocasiões em que uma linguagem solta, “esportiva”, é a mais conveniente. Por outro lado, nas reuniões da empresa, nas negociações, nas correspondências comerciais, isto é, nos contatos mais formais, o ideal é usar a linguagem cerimoniosa, formal, mais cuidada e mais adequada ao momento.

ALGUN RECURSOS:

1. Faça um roteiro de trabalho – O roteiro prevê introdução ao assunto tratado, argumentação, consiste no desenvolvimento desse assunto e conclusão (começo, meio e fim).

2. Empregue frases curtas – Permitem melhor compreensão das ideias.

3. Construa frases simples, claras e lógicas – As frases devem representar, sem ambiguidade (duplo sentido), o que se quer dizer.

4. Use ordem direta – As frase devem começa pelo sujeito.

5. Use a voz ativa – Na voz ativa, o “sujeito” pratica a ação. Exemplo: “vendi o carro” (voz ativa), em vez de “o carro foi vendido por mim” (voz passiva).

6. Não use palavras desnecessárias – Evite o excesso de adjetivos: “O relatório mensal é importante, atual, rígido”.

7. Empregue termos conhecidos – Prefira expressões muito empregadas, mas que não sejam vulgares. Exemplo: “boa pessoa” em vez de “pessoa legal”. Contudo não diga “conspícuo amigo”, e sim “distinto amigo”.

8. Leia o texto em voz alta para melhorá-lo – A leitura em voz alta permite a percepção de “erros” ou de frases mal colocadas, ou construídas. Pode-se evitar o encontro de sílabas que causem sons desagradáveis, por exemplo, como “boca dela”, “por cada”.

9. Faça a redação final – A “redação final” permite que “passemos a limpo”o projeto inicial.

PARA REFLETIR

Aprender a escrever é aprender a pensar.

(Othon M. Garcia)

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Merchandising e Promoção de vendas

Cursos: Marketing, Publicidade & Propaganda

Disciplina: Trade Marketing – Merchandising, Promoção de Vendas

Data: Março/2014 (Parte I - dia 18/03/2014)

Profª Talita Godoy

Parte I

Definição de Atacadista

A American Marketing Association define Atacadista como “uma unidade de negócio que compra e revende mercadorias para varejistas e outros distribuidores e/ou para consumidores industriais, institucionais, mas que não vendem a consumidores finais”. No Brasil, a definição sofre algumas variações, pois muitos atacadistas dispõem-se a vender também no varejo para consumidores.

O atacadista representa um importante papel na distribuição de bens. Embora, com frequência, se observem tendências de tentar eliminá-lo da estrutura de distribuição, a verdade é que o atacadista é responsável, quase sempre, por uma grande parcela de vendas das indústrias, gerando bons lucros e, talvez, até proporcionando preços mais baixos ao consumidor. As estatísticas no Brasil mostram dois aspectos interessantes: de um lado a diminuição do número de atacadistas e de outro o fortalecimento de alguns. Para analisar os vários lados do atacadista, é preciso analisar os vários tipos de atacadistas e os serviços que desempenham para produtores e consumidores.

Os atacadistas se diferenciam dos varejistas de várias formas. Nenhum deles porém se envolve com a fabricação de mercadorias, e ambos fazem da venda a atividade primária, mas para mercados distintos.

Definição de Varejo

A American Marketing Association, define varejista como “uma unidade de negócio que compra mercadorias de fabricantes, atacadistas e outros distribuidores e vende diretamente a consumidores finais e, eventualmente, a outros consumidores”’.

Desde os primórdios da humanidade os varejistas desempenham papel importante na distribuição de mercadorias. E a necessidade de troca de objetos surgiu a partir do momento em que o homem saiu da caverna em busca de alimentos. O fenômeno da organização empresarial do comercio varejista é, todavia, relativamente atual, e a adoção de técnicas administrativas modernas data de algumas décadas para cá, nos Estados Unidos e na Europa. A partir do século XIX, é que surge, no Brasil, uma acentuada influência europeia nos usos, nos costumes e nos métodos de comercialização. E a partir dos anos 1930 há o aparecimento de métodos de comercialização influenciados por lojas de padrão americano, como as lojas Americanas, Mappin e de padrão Europeu, como Mesbla (empresa francesa fundada em 1912).

O que o varejista é ou pode vir a ser é limitado por sua localização entre fabricantes/atacadistas, de um lado, e consumidores, de outro. Os varejistas são, ao mesmo tempo, fonte de energia de seus fornecedores e o agente de compra para seus clientes. De um lado, eles representam os interesses de fornecedores que veem na sua atividade a maneira mais adequada de escoar suas produções e/ou estoques e, de outro, buscam satisfazer as necessidades dos seus clientes. O equilíbrio entre esses interesses nem sempre conciliáveis e os interesses próprios exige o desempenho de uma função prestadora de serviços para fornecedores e clientes, orientando e sugerindo ao mesmo tempo a fabricação e a compra.

O varejista recolhe informações do mercado e do comportamento de compra e deve informar seu fornecedor, fabricante e/ou atacadista sobre as tendências do mercado, no que se refere aos produtos ou serviços. Ao comprador ele presta serviços de pronta entrega, orientação de compra, instalação, garantia, assistência técnica etc.

Características dinâmicas do varejo

1. No varejo, quem inicia a compra geralmente é o consumidor, ao contrário da venda de fabricantes ou atacadistas para varejistas, onde a iniciativa é do vendedor dos primeiros.

2. O varejo tem um sentido de urgência. As pessoas desejam comprar e usar as mercadorias imediatamente.

3. A venda é efetuada geralmente em pequenas quantidades.

4. O varejo tem normalmente uma localização fixa, e, por isso, precisa atrair compradores, uma vez que não pode ir até aos compradores, como o fazem os vendedores de fabricantes, de atacadistas e de distribuidores.

Natureza e importância do varejo

O varejo como canal de distribuição desempenha um papel muito importante no marketing. As decisões estratégicas de produto, comunicação e preço dependem, em última instância, do varejo. A mudança de estratégia do varejo alterará ou afetará o composto de marketing de atacadistas e de fabricantes. Isso se pode constatar pela mudança de direcionamento que pode ocorrer na estratégia do fabricante, no tocante à embalagem, marca, promoção na embalagem, intensidade de propaganda, preço do produto e serviço relativo ao produto. É preciso, portanto, minimizar as distorções de políticas e harmonizar as estratégias de fabricantes e de atacadistas no ponto de venda ao consumidor, ou seja, no varejo.

O pequeno varejista

A grande maioria do comércio varejista no Brasil é constituída por pequenas lojas, com um reduzido negócio, dirigido, geralmente, por apenas um ou dois donos e onde as famílias trabalham. Nesse pequeno comércio encontram-se: bazar, armarinhos, tecidos, papelaria, tapeçaria, vestuário, farmácia, armazém, venda, artigos diversos, sapateiro, encanador, eletricista, borracheiro, autoelétrico, vidraceiro etc.

No interior do Brasil é frequente ainda encontrar lojas de varejo em geral, onde se vende do pente ao trator. É comum uma mesma loja vender armarinhos, tecidos, vestuário, eletrodomésticos, implementos agrícolas, material de construção, louças, artigos de papelaria, bebidas, cigarros, alimentos em geral e outras coisas mais.

Lojas de departamentos

Oferecem basicamente três tipos de linhas de produtos: móveis e eletrodomésticos, artigos masculinos femininos e infantis e artigos para a casa em geral. O principal consumidor é a mulher. Hoje, com a grande variedade de artigos, as lojas passam a ter um grande número de funcionários e praticam preços baixos, com a prestação de serviços adicionais. O poder de barganha de uma loja de departamentos é tão grande que muitas vezes ela exige dos fabricantes modelos exclusivos de mercadorias para que ela revenda a sua marca.

Parte II

Propaganda

“Qualquer forma paga de apresentação impessoal e de promoção de ideias, bens ou serviços por um determinado patrocinador identificado” (Kotler, 1998)

As organizações tratam a propaganda de diferentes maneiras. Nas pequenas empresas ela é atribuição de alguém de vendas ou do departamento de marketing, que trabalha com uma agência de publicidade e propaganda. Uma grande empresa possui departamento de propaganda próprio, cujo gerente está subordinado ao diretor ou vice-presidente de marketing. A tarefa do departamento de propaganda é preparar seu orçamento, ajudar a desenvolver a estratégia de propaganda, aprovar anúncios e as campanhas das agências, além de cuidar da propaganda direta, dos displays encaminhados a revendedores e outras formas de propaganda não desenvolvida pelas agências.

Promoção de vendas

Consiste de um conjunto diversificado de ferramentas de incentivo, em sua maioria a curto prazo, que visa estimular a compra mais rápida e/ou em maior volume de produtos/serviços específicos por consumidores ou comerciantes.

Enquanto a propaganda oferece uma razão para a compra, a promoção de vendas oferece um incentivo à compra. A promoção de vendas inclui ferramentas para promoção ao consumidor (brindes, prêmios, amostras grátis, experimentações gratuitas, garantas, demonstrações, concursos); promoção aos intermediários (descontos, condições especiais de compra, concurso e mercadorias gratuitas) e promoção para a força de vendas (convenções de vendas, concursos e propaganda especializada). A maioria das empresa usa uma agência de propaganda externa para ajudá-las a criar campanhas de propaganda e a selecionar e comprar mídia.

Antes de tudo, o profissional de marketing/propaganda deve definir o público-alvo e os motivos dos compradores.

OS CINCO “M” DA PROPAGANDA

· MISSÃO: Quais são os objetivos da propaganda?

· MOEDA/DINHEIRO ($): Quanto pode ser gasto?

· MENSAGEM: Que mensagem deve ser divulgada?

· MÍDIA: Que veículos devem ser utilizados?

· MENSURAÇÃO: Como os resultados devem ser avaliados?

Propósito da promoção de vendas

As ferramentas de promoção de vendas variam em termos de objetivos específicos. Uma amostra grátis estimula a experimentação do consumidor, enquanto um serviço gratuito de consultoria gerencial visa favorecer o relacionamento a longo prazo com o varejista. Hoje, muitos gerentes de marketing estimam primeiro o que precisam gastar em promoções aos consumidores. O que sobra é destinado à propaganda.

Principais ferramentas de promoção e venda aos consumidores

· Amostra grátis

· Cupons

· Descontos pós-compra

· Pacotes de preços promocionais

· Prêmios

· Concursos, loterias, jogos

· Recompensa por preferência

· Experimentações gratuitas

· Garantias do produto

· Promoções vinculadas / cruzadas

· Displays

· Demonstrações no PDV

Definição de Merchandising

“O Merchandising compreende um conjunto de operações táticas efetuadas no ponto de venda (PDV), para colocar no mercado o produto certo, no lugar certo, na quantidade certa, no preço certo, no tempo certo, com o impacto visual adequado e na exposição correta”.

Existem algumas razões pelas quais o merchandising se torna importante. Seguem algumas:

· Há muita compra por impulso para certos bens.

· Compra-se frequentemente uma série de produtos e serviços nos pontos de venda.

· Como destacar os produtos entre tantos em exposição no ponto de venda?

· Como girar rapidamente os estoques dos produtos no ponto de venda?

· Como oferecer as diversas variedades de cada um dos produtos?

· Como comunicar, no ponto de venda, as diversas vantagens do produto aos diferentes segmentos do público-alvo?

Kotler (2002) define merchandising como sendo a atividade que procura acompanhar todo o ciclo de lançamento de um produto, desde sua adequação para os PDVs (imagem, embalagem, compra, preço, volume, materiais promocionais) até o controle de sua performance mercadológica diante dos consumidores.

Blessa (2006) explica que a palavra inglesa merchandise significa “mercadoria”, e merchandiser significa negociante. Por sua vez, a tradução de merchandising seria “mercadização”, nome que em português não corresponde exatamente ao significado da atividade como é conhecida.

Cobra (1994) diz que a tradução mais apropriada para o termo seria “operação de mercadorias”. E mais, Merchandising é “o conjunto de técnicas responsáveis pela informação e apresentação destacada dos produtos na loja, de maneira tal que acelere sua rotatividade” (p.75).

Em relação ao termo, Pinho (2001) complementa que o mesmo é derivado do inglês merchandise (mercadoria) a palavra merchandising pode se traduzida literalmente como “operar uma mercadoria”. Nesse sentido, o merchandising é uma atividade mercadológica destinada a conduzir os bens pelos canais de distribuição e que, por suas ações, destaca e valoriza a presença do produto nos estabelecimentos de varejo.

Constata-se que o merchandising, enquanto estratégia ou ferramenta da comunicação, principalmente no Brasil, é empregado de forma ambígua, o que dificulta sua utilização enquanto um conceito especifico. Sampaio (1999) apresenta duas definições, que seriam:

- Merchandising é compreendido como o conjunto de esforços de comunicação realizados no ponto de venda de produtos ou em locais de uso de serviços, diretamente entre os consumidores. As ações de merchandising podem acontecer em conjunto com campanhas de promoção, promoção de vendas ou propaganda. Como peça de comunicação básica, o merchandising utiliza qualquer tipo de material impresso (cartazes, displays, folhetos, bandeirolas, faixas de gôndola, dentre outras), de madeira, plástico ou metal, contendo desenhos, frases ou fotografias.